PPIC (PRODUCT PLANNING INVENTORY CONTROL)

Pengertian dan Tinjauan umum PPIC (Production Planning and Inventory Control) – PPIC Overview

PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah suatu departemen atau sub departemen di sebuah perusahaan, yg secara garis besar bertanggung jawab dalam meng-koordinasikan pengadaan barang/jasa/ produk jadi/finished product dan mengontrol/mengendalikan persediaan.

Dalam artikel ini kita akan belajar mengenai PPIC di perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk jadi.

PPIC umumnya berada di bawah Logistics department, atau Materials Management department, atau Supply Chain department atau lainnya tergantung dari struktur organisasi yang telah ditentukan oleh Manajemen perusahaan, contoh: Logistics Department membawahi sub departemen PPIC dan Warehouse. Contoh lain adalah Supply chain department dapat membawahi sub departemen PPIC, Warehouse, Demand Planning, dan Procurement.

Di perusahaan yg besar yg memiliki ratusan atau ribuan item persediaan, pimpinan departemen PPIC adalah seorang Manager, tetapi utk perusahaan lebih kecil dipimpin oleh seorang Supervisor atau bahkan Section Head. PPIC Manager atau PPIC Supervisor bekerja sama dalam team yg terdiri dari 2-3 orang, tergantung pada banyak tidaknya jumlah item persediaan dan sistem PPIC yang masih manual atau  sudah computerized.

Sekali lagi, mengenai struktur organisasi dan jumlah team, sesuai kebutuhan perusahaan dan kebijakan manajemen perusahaan.

Tugas utama PPIC adalah membuat production plan (rencana produksi) dan inventory control (mengendalikan persediaan). Dalam melaksanakan tugasnya ada batasan-batasan yang harus dipenuhi, misalnya inventory level tidak boleh melebihi 1 bulan stock, memaksimalkan kapasitas produksi untuk efisiensi dalam hal pemakaian listrik dan tenaga kerja, dsb. Dan batasan-batasan lain yang pada dasarnya adalah untuk mencapai 4 diantara banyak objectives perusahaan berikut ini :

1.     High Customer Service Level

2.     Low Inventory Level

3.     Low Production cost

4.     High Quality

Pengertiannya kurang-lebih seperti berikut ini:

1.     High Customer service level artinya dapat memenuhi semua order customer, misalnya dengan target 100%.

2.     Low Inventory level mendekati zero level artinya jumlah persediaan/inventory yg dimiliki harus berada pada level yg wajar, tidak terlalu tinggi karena berarti uang mati/tidak bergerak dan tidak terlalu rendah, karena akan menyebabkan permintaan customer tidak terpenuhi atau jika terpenuhi pun dgn biaya overtime produksi yg mahal.

3.     Low Production cost yg terkait dgn PPIC diantaranya adalah tidak terlalu sering ganti produk sehingga menyebabkan biaya pergantian produk/change over tinggi, tidak ada kekurangan bahan baku pada saat produksi sedang berlangsung, shg menyebabkan produksi terhambat, dsb.

4.     High Quality yg terkait dgn PPIC adalah meskipun harus memenuhi tujuan 1 sampai 3, kualitas produk tetap yg utama, dalam hal ini yg terkait PPIC adalah menerbitkan PR (Purchase request) kepada Purchasing dan menerbitkan MO (Manufacturing order) kepada Production, harus sesuai dengan Leadtime yg telah disetujui semua pihak. Karena leadtime yg kurang dari ketentuan akan memicu kualitas yg rendah dan biaya produksi tinggi, kecuali dengan koordinasi yg ketat dan sudah disepakati oleh bagian yg terkait, misalnya Purchasing bahwa PR yg kurang dari leadtime tsb dapat dipenuhi karena bahan baku ready stock di supplier dan bagian Produksi, karena urgent maka line produksi di-switch utk mendahulukan MO tsb, demikian juga bagian Quality control akan mengutamakan pemeriksaan MO tsb, dan  terakhir bagian Warehouse atau Expedisi, jika produk sdh release QC maka harus segera mengirimkannya ke customer.

Ada 4 tahap sistem perencanaan di perusahaan manufaktur yaitu:

1.     Planning

2.     Execution

3.     Monitoring

4.     Evaluation

Semua departemen berkoordinasi untuk mencapai tujuan dari top manajemen yg telah ditetapkan pada strategic business plan.

PPIC sangat berperan di tahap Planning, sedangkan Produksi dan Procurement, dan departemen lain berperan di tahap Execution. Monitoring juga dilakukan PPIC, sedangkan Evaluation dilakukan oleh semua departemen.

Strategic business plan ditentukan oleh top management, dan strategic business plan yg terkait dengan sistem planning di pabrik adalah Sales plan. Sales plan adalah rencana penjualan perusahaan secara total dan per divisi marketing. Sales plan di-breakdown oleh departemen sales dan marketing dan juga Finance, menjadi angka perkiraan penjualan (Sales Forecast) per divisi dan per produk dalam satuan unit dan value.

Sales Forecast diberikan kepada PPIC tidak hanya untuk 1 tahun tetapi lebih, misalnya sampai 5 tahun. PPIC memprosesnya menjadi Production plan (PP) 1 sampai 5 tahun, Master production schedule (MPS) dan Capacity requirement plan (CRP), setelah disetujui oleh PPIC Manager, Production manager dan Factory Manager kemudian PPIC membuat Material requirement plan (MRP) dan Purchase Plan material.

Purchase plan materials diserahkan kepada Procurement manager untuk diproses lebih lanjut diantaranya terkait dengan kontrak pembelian dengan supplier.

Sedangkan PP dan MPS digunakan sebagai dasar membuat Budget di setiap departemen, contoh: departemen produksi, QC, dll. PP dan MPS juga digunakan sebagai dasar pembelian investasi, contoh: mesin produksi, peralatan di dept QC dan dept R&D, atau fasilitas lainnya, itulah sebabnya mengapa dibutuhkan sales forecast yg time horizon nya cukup panjang.

Produksi juga menggunakan CRP untuk menghitung budget overtime atau tenaga kerja kontrak yg dibutuhkan, dalam hal ini produksi juga berkoordinasi dengan dept HRD.

PP dan MPS per tahun tersebut kemudian setiap bulan diupdate lagi dengan mempertimbangkan actual sales yg terjadi. Setiap bulan PPIC membuat PP, MPS, CRP dan MRP, setelah disetujui oleh PPIC Manager, Production Manager dan Factory manager, kemudian PPIC (Planner) menerbitkan 2 output berikut ini:

• Purchase request (PR) : permintaan pembelian material, yg akan diserahkan kepada dept Procurement.
• Manufacturing order (MO) : permintaan utk memproduksi suatu batch dengan jumlah tertentu, yg akan diserahkan kepada dept Produksi.

Sampai disini tahap Planning sudah selesai.

Dilanjutkan dengan tahap Execution, yaitu meng-eksekusi PR dengan proses pembelian dilakukan oleh dept Procurement dan meng-eksekusi MO dengan proses produksi dilakukan oleh dept Produksi.

PR dan MO yg diterbitkan oleh PPIC harus dimonitor progress-nya sudah sampai tahap mana. Bisa dicek di sistem komputer atau by email kpd masing-masing departemen terkait atau pada weekly/monthly meeting dengan Procurement atau Produksi.

Kemudian tahap Evaluation yang dilakukan setiap hari/minggu dan bulan, sebagai contoh adalah Laporan hasil output produksi dari departemen produksi, Laporan hasil penerimaan material dari bagian Warehouse, dsb.

Pada tahap evaluasi dapat diketahui dengan segera jika terdapat deviasi sehingga bisa segera dibuat action plan, misalnya output produksi hari ini atau minggu ini tidak sesuai dengan target, setelah dicek ternyata ada mesin yg downtime, sehingga Produksi segera berkoordinasi dengan dept Technical service, dan jika ternyata downtime berkepanjangan bisa diambil langkah lainnya, misalnya menggunakan mesin alternatif atau termasuk dicek kembali sistem preventive maintenance mesin tsb apakah sudah memadai atau belum, dsb.

PPIC juga menyampaikan progress Sales Forecast dari marketing dan Sales Order dari distributor, kepada marketing, contohnya  Laporan sales forecast vs actual sales order dan sales order vs actual delivery. Biasanya marketing hanya berkomunikasi dengan PPIC dan PPIC yg mengkoordinasikan Sales Forecast tsb dengan departemen lain di pabrik.

Sampai disini dulu ya belajar PPIC nya …………

Referensi:

Jr.Tony Arnold., Stephen N. Chapman., Llyoid M. Clive.2008. Introduction to material management. 6th edition.Prentice Hall.